Участие в совещании приняли министра культуры УР Владимир Михайлович Соловьев, представители оргкомитета Конгресса – специалисты Российской государственной и Российской национальной библиотек, директор Национальной библиотеки УР Татьяна Владимировна Тенсина, заместители директора Ирина Владимировна Крашенинникова и Алена Владимировна Лякина, специалисты библиотеки. На совещании присутствовали также партнеры-организаторы Конгресса – директор группы компаний «Турист» Игорь Валентинович Буланов, зам. генерального директора ИП «Рабинович» Александр Валерьевич Бердников и зам. директора Республиканского дома народного творчества Евгения Владимировна Питомцева.
На встрече были рассмотрены вопросы организации книжной выставки-ярмарки, культурной программы для участников Конгресса, распределения площадок и залов для проведения профессиональных мероприятий, размещения внутренней и внешней рекламы, проведения трансляций, видео- и фотосъемки.
Представители оргкомитета Конгресса посетили Дворец культуры «Аксион», который рассматривается как место торжественного открытия Конгресса и приема от имени Главы Удмуртской Республики, а также Государственный театр оперы и балета имени П. И. Чайковского, где планируется провести церемонию закрытия Конгресса. Директор театра Алексей Юрьевич Фомин показал участникам встречи зрительный зал, ознакомил с его технологическими возможностями.
По итогам совещания были уточнены основные требования к организации и проведению книжной выставки-ярмарки, определен предварительный перечень участвующих в ней издательств и организаций, специализирующихся на применении библиотечных технологий; приняты за основу предложенная культурная программа, формат встречи делегаций участников Конгресса в аэропорту и на железнодорожном вокзале Ижевска, план проведения церемоний открытия и закрытия Конгресса; определены основные площадки мероприятий Конгресса, назначены ответственные за ключевые направления его подготовки.
